Źle wypełniony wniosek podczas reklamacji usług kurierskich potrafi utrudnić lub przekreślić szanse na pozytywne rozpatrzenie sprawy. Nawet jeśli powód zażalenia jest jak najbardziej zasadny. W tym artykule, pół żartem pół serio, pokażemy ci, jak nie składać reklamacji usług kurierskich i czego unikać wypełniając formularze reklamacyjne.
Ten artykuł jest trzecią częścią cyklu “Reklamacje usług kurierskich”. Z innych artykułów dowiesz się także, kiedy można złożyć reklamację usługi kurierskiej, jak prawidłowo złożyć reklamację usługi kurierskiej oraz jak wygląda proces reklamacji w poszczególnych firmach kurierskich.
Przeczytaj także:
- Reklamacja usługi kurierskiej – kiedy można ją złożyć?
- Jak prawidłowo złożyć reklamację usługi kurierskiej?
Spis treści
Dlaczego prawidłowe zgłoszenie reklamacji jest takie ważne?
Prawidłowo wypełniony i złożony wniosek reklamacyjny to największa szansa na to, że zażalenie zostanie rozpatrzone. Jeśli nie będziemy potrafili przedstawić swoich roszczeń Przewoźnikowi, albo jasno nie określimy, dlaczego chcemy wnieść reklamację, nie tylko wydłuży to czas rozpatrywania zgłoszenia, ale też może być przyczyną jego odrzucenia. Pamiętajmy, że Biura Obsługi Klienta oraz Działy Reklamacji w firmach kurierskich i brokerskich każdego dnia otrzymują setki wniosków do rozpatrzenia i nie zawsze są w stanie poświęcić tyle czasu jednemu petentowi, ile by chciały i ile potrzeba, aby sprawę szybko załatwić. Dlatego warto dowiedzieć się nie tylko jak złożyć reklamację prawidłowo, ale też czego unikać wypełniając formularz reklamacyjny. Pamiętaj, że reklamacje niekompletne lub nieprawidłowo złożone uważane są za niewniesione.
Przeczytaj także: Reklamacje Sendit.pl – jak i gdzie je zgłaszać?
Jak nie składać reklamacji na usługi kurierskie? Autentyczne przykłady
Przykładów niepoprawnie złożonych reklamacji jest tak wiele, że moglibyśmy stworzyć z nich kolejny artykuł.
Wybraliśmy jednak kilka najciekawszych i przedstawiamy je poniżej – oczywiście w pełni anonimowo. Obok nich dopisaliśmy, jakich informacji zabrakło, aby reklamacja mogła zostać rozpatrzona:
- “Czekam na zwrot pobrania zbyt długo” – brak danych nadawcy, danych do identyfikacji przesyłki oraz brak roszczenia. Dodatkowo pamiętaj, że w regulaminie usługi znajduje się informacja o terminie, w jakim otrzymasz zwrot pobrania;
- “Dzień dobry, kiedy mogę spodziewać się przelewu z kwotą pobrania na moje konto? Od realizacji przesyłki mija właśnie tydzień.“ – brak danych nadawcy, danych do identyfikacji przesyłki oraz brak roszczenia. Środki są zwracane w ciągu 10 dni roboczych. Dlatego taka forma zgłoszenia to nie jest reklamacja, a zapytanie, które powinno być skierowane do Biura Obsługi Klienta;
- “Anulowanie” – brak danych nadawcy, danych do identyfikacji przesyłki, brak wyjaśnienia powodu reklamacji oraz brak roszczenia. Takie zgłoszenie jest niezasadne, dlatego że Klient sam może anulować zlecenie, z poziomu panelu klienta;
- “Nieterminowa realizacja.” – brak danych nadawcy, danych do identyfikacji przesyłki oraz brak roszczenia;
- “paczka nie zmieściła się w sugerowanej skrzynce” – brak danych nadawcy, danych do identyfikacji przesyłki oraz brak roszczenia;
- “Dopłata za przesyłki niestandardowe Poczta Polska przesyłka w trakcie transportu uległa przemieszczeniu dlatego została uznana za niestandardową” – brak danych nadawcy, danych do identyfikacji przesyłki, brak wyjaśnienia powodu reklamacji oraz brak roszczenia.
- “Co się dzieje z paczką?” – jest to pytanie, które prosimy kierować do naszego Biura Obsługi Klienta. Pamiętajmy, że reklamacja musi mieć odpowiednią formę i zawierać wyraźnie sformułowane roszczenie np. “Reklamuję zaginięcie paczki, wnoszę o odszkodowanie w wysokości 300 zł i zwrot kosztów przewoźnego”.
Zgłoszenia nieprecyzyjne, bez odpowiednich informacji, mogą zostać uznane za niezasadne lub odrzucone; - “Przyszła uszkodzona” – jest to jakaś informacja, jednak brak tu formy i roszczenia. Prawidłowy zapis powinien brzmieć: “Reklamuję uszkodzenie paczki, wnoszę o odszkodowanie w wysokości 200 zł i zwrot kosztów przewoźnego”.
Podsumowanie
Niezależnie od powodu składania reklamacji – uszkodzonej przesyłki, opóźnienia w dostawie, zaginięcia paczki czy nieuzasadnionego zwrotu do adresata, pamiętaj, że dobrze wypełniony wniosek to podstawa sukcesu. Postaraj się uzupełnić go jak największą ilością danych identyfikacyjnych, żeby osoba przyjmująca zgłoszenie mogła od razu przystąpić do rozwiązywania problemu. Nie zapominaj, że reklamacja jest formalnym zgłoszeniem roszczenia, dlatego konieczna jest odpowiednia forma treści, unikanie ekspresji i niegrzecznych opinii, które nie pomogą, a jedynie zniechęcą przyjmującego zgłoszenie. Po drugiej stronie jest człowiek, który nawet jeżeli uznaje winę firmy, to nie oznacza,, że zgadza się z niestosownymi komentarzami.
Na powyższych przykładach widać też doskonale, że wiele zgłoszeń to zwykłe pytania, na które odpowiedzi możesz znaleźć w naszych poradnikach, artykułach blogowych i FAQ. Dodatkowo w razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym Działem Obsługi Klienta Sendit.
